Politique de Confidentialité & RGPD

L'association OUARVILLE TENNIS-CLUB attache la plus grande importance à la préservation de la vie privée de ses membres, bénévoles, donateurs et visiteurs. La présente charte documente les engagements rigoureux pris par notre conseil d'administration pour garantir un traitement éthique, sécurisé et transparent de toutes les données personnelles collectées dans le cadre de nos activités d'utilité publique, à l'exclusion de toute logique d'exploitation commerciale ou de revente spéculative.

1. Identification du Responsable de Traitement des Données

Le traitement des données à caractère personnel collectées sur ce portail institutionnel est placé sous la responsabilité légale de l'association OUARVILLE TENNIS-CLUB (Loi 1901), représentée activement par son Président en exercice, Monsieur Yann Ciret, dûment habilité aux fins des présentes.

Pour toute question, requête d'accès ou réclamation relative à la gestion documentaire de vos données, vous pouvez contacter directement notre délégué interne à la protection des données via les coordonnées suivantes :
Adresse postale : Secrétariat Général - CHEZ M CIRET YANN, 8 RUE SAINT MARC, 28310 GOUILLONS, FRANCE.
Adresse électronique : nolakhan07@gmail.com

2. Catégories de Données Personnelles Collectées

Dans le cadre exclusif de la gestion administrative des admissions et du suivi de nos programmes de lutte contre la sédentarité rurale, l'association est amenée à traiter les catégories de données suivantes :

• Données d'identification civile : Nom, prénom, date de naissance, genre (utilisé pour le calcul de nos statistiques de mixité d'utilité publique).
• Coordonnées de contact direct : Adresse postale complète, numéro de téléphone actif, adresse de courrier électronique.
• Données relatives à l'adhésion : Type de licence (jeune, actif, senior), statut d'arbitrage, engagements bénévoles au sein des actions de terrain.
• Informations d'ordre médical (si requis) : Certificats de non-contre-indication à la pratique du tennis requis réglementairement, conservés de façon hautement confidentielle.

3. Finalités du Traitement de vos Données Personnelles

Chaque donnée collectée répond à une finalité administrative ou de sécurité strictement corrélée à nos objectifs statutaires d'utilité locale :

• Instruction des demandes d'admission de nouveaux membres au sein de l'école de tennis et affectation des volumes horaires.
• Suivi personnalisé et adaptation ergonomique des courts pour les participants du programme Tennis Santé et Seniors.
• Envoi des convocations officielles aux assemblées générales d'intérêt démocratique et lettres d'information institutionnelles.
• Production d'agrégats de données anonymisées nécessaires à l'établissement des bilans d'audit 2026 remis aux acteurs locaux et aux administrations de subventionnement.

4. Base Juridique du Traitement d'Intérêt Public

Conformément à l'Article 6 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les traitements mis en œuvre par l'association reposent sur les bases légales suivantes :

• L'exécution d'un contrat d'adhésion associative : Pour toute la gestion courante de votre licence et de votre accès aux infrastructures d'Ouarville.
• Le consentement explicite : Requis lors de la transmission de formulaires d'admission et de renseignements de santé.
• L'intérêt légitime et la mission d'utilité publique : Pour la production d'analyses statistiques d'impact et de satisfaction globale destinées à l'amélioration de la santé locale.

5. Destinataires et Transferts de Données

L'association OUARVILLE TENNIS-CLUB applique une politique de restriction absolue des destinataires de vos données. Celles-ci sont accessibles de manière exclusive aux membres autorisés de notre Secrétariat Général et de notre direction technique dans la stricte limite de leurs missions d'encadrement.

Aucune donnée personnelle n'est transmise à des tiers commerciaux ou partenaires extérieurs à des fins promotionnelles. Les seules transmissions légales concernent la Fédération Française de Tennis (FFT) pour l'enregistrement et l'assurance de votre licence fédérale obligatoire. Aucun transfert de données n'est réalisé hors de l'Union Européenne.

6. Durée de Conservation des Données Administratives

L'association s'interdit de conserver vos informations au-delà des durées strictement requises par les règlements sportifs et fiscaux de bienfaisance :

• Données des membres actifs : Conservées pendant toute la durée de l'adhésion, puis archivées pendant une durée de 5 ans à des fins de contrôle de transparence financière.
• Données des demandes d'informations non suivies d'adhésion : Supprimées de manière définitive dans un délai maximal de 12 mois après le dernier contact de liaison.
• Certificats médicaux de non-contre-indication : Conservés pendant la seule durée de validité de la licence sportive (1 an), puis détruits de façon sécurisée.

7. Droits des Personnes Concernées (RGPD)

En tant que citoyen et membre d'OUARVILLE TENNIS-CLUB, vous disposez d'un contrôle total sur vos données personnelles. Vous pouvez faire valoir les droits suivants auprès de notre secrétariat :

• Droit d'accès et de rectification : Pour consulter et actualiser à tout moment vos fiches d'admissions.
• Droit à l'effacement ("droit à l'oubli") : Pour exiger la suppression définitive de vos données personnelles sous réserve des obligations fiscales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement : Pour restreindre temporairement l'usage de vos données en cas de contestation de leur exactitude.
• Droit d'opposition : Pour refuser l'envoi de nos lettres d'information institutionnelles.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez adresser une demande écrite signée par courrier postal ou par email à : nolakhan07@gmail.com. Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés après nous avoir contactés, vous disposez du droit légal d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

8. Sécurité et Mesures Techniques de Protection

Nos systèmes d'archivage documentaire intègrent des mesures logicielles et physiques avancées pour prémunir vos données de toute perte accidentelle, divulgation non autorisée ou accès malveillant. Les fichiers sont conservés sur des serveurs sécurisés et leur accès est protégé par des protocoles d'identification individuels stricts. En cas d'incident de sécurité de nature à compromettre l'intégrité de vos informations, le conseil d'administration s'engage à notifier l'autorité de régulation ainsi que les personnes concernées dans les meilleurs délais réglementaires.